Özellikler
Bir fişin yüklenmesinden Excel satırına kadar her adımda ne olduğunu, hangi kontrolün neyi yakaladığını ve neyi yakalayamadığını burada ayrıntısıyla anlatıyoruz. Yapılmayanlar sayfanın sonunda.
Adım adım
Fiş sisteme girdiğinde ne oluyor
Yükleyin
Fişler iki yoldan gelir. Telefonda sayfa içi seri çekim açılır: her kare çekildiği anda sıraya girer, kamera kapanmaz ve arada bir onay ekranı çıkmaz. Masaüstünde dosyalar sürüklenip bırakılır ya da topluca seçilir; bir PDF gelirse her sayfası ayrı bir fiş olarak açılır.
- Seri çekimde onay adımı yok; kamera açık kalır, yanlış kare şeritten silinir.
- Masaüstünde sürükle-bırak ve çoklu dosya seçimi.
- Çok sayfalı PDF sayfalarına ayrılır: her sayfa ayrı bir fiş, 50 sayfaya kadar.
- Görsel gönderilmeden önce tarayıcıda küçültülür; konum verisi sunucuda silinir.
- Aynı dosya ikinci kez yüklenirse görsel özetinden yakalanır. Aynı fişin farklı çekilmiş ikinci fotoğrafı bu yolla yakalanmaz; tarihi, tutarı ve VKN'si aynı okunursa mükerrer şüphesiyle incelemeye düşer.
Seri çekim — örnek fiş Okunsun
Okuma katmanı her alan için bir değer ve bir durum döndürür: okundu, fişte yok ya da okunamadı. Böylece boş bir alanın neden boş olduğu her zaman bellidir. Okunamayan zorunlu alan kırmızı, ötekiler sarı işaretlenir; değeri elle girerseniz o değer de aynı kurallardan geçer.
- Karekodlu fişlerde karekoddan gelen alanlar modele hiç sorulmaz.
- Her alan için üç durum: okundu · fişte yok · okunamadı.
- Oran bazlı KDV özeti fişte basılı değilse kalem satırlarından türetilir.
- Toplamı model değil KOD hesaplar; modelden aritmetik istenmez.
- Fişte basılı toplam KDV ayrıca saklanır — çapraz kontrolün delili olsun diye.
Fiş onay ekranı — örnek verilerle Kontrol edilsin
Okunan değerler saf matematikle yeniden sınanır. Kontroller hiçbir değeri kendiliğinden düzeltmez ve hiçbir fişi reddetmez: tutmayan yeri gösterir, kararı size bırakır. Kabul edilmemiş kırmızı uyarısı olan fiş hiçbir ayarla toplu onaya girmez.
- VKN/TCKN sağlaması: tek hane hatasını yakalar.
- Satır içi tutarlılık: matrah × oran gerçekten KDV'yi veriyor mu.
- Fişte basılı toplam KDV ile satırların toplamı karşılaştırılır.
- Genel toplam mutabakatı; belirsizse karar verilmez, kırmızı uyarı düşer.
- Oran geçerliliği ve belge tarihi ile dönemin uyumu.
- Temiz fişler tek tıkla onaylanır; şüpheliler sebebine göre gruplanır.
İnceleme grupları — örnek verilerle Aktarın
Onaylanan her fiş borç–alacak satırlarına çevrilir: gider hesabı matrahla, 191 her KDV oranı için ayrı satırla, karşı hesap genel toplamla. Bilanço esasında dosya Özet, Fişler, Yevmiye ve Hesap Özeti sekmelerini; öteki defterlerde Özet, Fişler ve Gider Dökümü sekmelerini taşır.
- KDV 191'e oran başına ayrılır; beyanname kırılımı kaybolmaz.
- Her fiş kendi içinde kuruşuna kadar dengeli olmak zorunda.
- Bir fiş bile çevrilemiyorsa aktarım hiç yapılmaz — yarım dosya çıkmaz.
- Aktarım anındaki değerler dondurulur: dosya sonradan değişmez.
- Bir dönemde birden fazla aktarım olabilir; aktarım geri alınabilir.
Aktarım dosyasının “Fişler” sekmesi, seçili sütunlar — dosyadan okunarak basıldı
Defter türleri
Mükellefin defteri, fişin nereye yazılacağını belirler
Mükellefi eklerken defter türünü seçersiniz. Sonradan değiştirirseniz açık dönemdeki onaylanmamış fişler yeni tarafa göre yeniden hesaplanır, onaylı fişler için önce size sorulur, aktarılmış fişlere dokunulmaz.
| Defter türü | Fişin gider tarafı | Kaynağı |
|---|---|---|
| Bilanço esası | Hesap kodu | Tek düzen hesap planı; kategoriye göre önerilir, öneri yoksa 770 |
| İşletme defteri | Gider türü | GİB Defter-Beyan Sistemi listesi, 17 gider türü |
| Basit usul | Gider türü | GİB Defter-Beyan Sistemi listesi, 17 gider türü |
| Serbest meslek kazanç defteri | Gider türü | GİB Defter-Beyan Sistemi listesi, 32 gider türü |
Çiftçi defteri seçilebilir, ancak onun gider türü listesi henüz yüklenmedi; bu yüzden desteklenen defter türleri arasında saymıyoruz.
Günlük işte
Büronun düzeni için yapılanlar
Ofis merkezli, fiş merkezli değil
Uygulama açıldığında karşınıza bir yükleme ekranı değil, büronuzun mükellef listesi çıkar. Her satırda o mükellefin açık dönemi ve üç sayı durur: kontrol bekleyen, aktarılmayı bekleyen ve okunamayan fişler. Arama unvanda ve VKN'de çalışır; Türkçe I ile İ farkı aramayı bozmaz.
Defter türüne göre doğru taraf
Bilanço esasındaki mükellefte fişin gider tarafı tek düzen hesap planından bir hesap koduyla yazılır; işletme, basit usul ve serbest meslek defterlerinde GİB Defter-Beyan Sistemi'nin gider türü listesinden seçilir. Bir fiş ikisini birden almaz. Kategoriden gider türüne giden eşleme bugün bir öneridir ve ekranda öyle yazar.
Satıcı bazlı tek karar
Yeni satıcıların fişleri satıcı ve kategoriye göre gruplanıp tek tabloda önünüze gelir. Bir kez hesap kodu seçtiğinizde karar o mükellef için saklanır; aynı satıcıdan sonraki fişler bu kararla gelir ve aynı düzeltmeyi bir daha yapmazsınız.
Çok oranlı KDV, kalem kalem
Pek çok fişte oran bazlı KDV özeti basılı değildir; oran kalem satırlarında yazar. Böyle bir fişte kalemler okunur ve özet kodda hesaplanır, modelden aritmetik istenmez. Hesaplanan toplam, fişte basılı toplam KDV ile ayrıca karşılaştırılır. Geçerli oranlar %0, %1, %10 ve %20.
Ekip ve yetki
Personeli davet bağlantısıyla eklersiniz; bağlantı bir kez gösterilir ve kabul ekranı e-posta adresinin tamamını ister. Her personelin hangi mükellefleri göreceğini siz belirlersiniz. Kural veritabanında durur: arayüz kullanılmadan yapılan bir istek de aynı sınıra takılır.
Kim ne yaptı
Onay, onayı geri alma, silme, aktarım, aktarım iptali ve toplu işlemler kimin yaptığıyla ve saatiyle kayda geçer. Kayıt geçmişi ayarlar ekranında büro sahibine açıktır; "bu fişi kim sildi" sorusu veritabanına inmeden cevaplanır.
Dönem kapanışı uyarır
Onaylanmış ama aktarılmamış fiş varken dönemi kapatmak istediğinizde sistem kaç fiş olduğunu söyler ve kabulünüzü ister; kapalı dönemde aktarım yapılamadığı için o fişler beyana girmez. Kaç fişle kapatıldığı kayda yazılır.
Bilinen kartlar
Mükellefin kartlarını bir kez tanıtırsınız. Fiş listesinde tanıdık kartla ödenmiş fişler yeşil, tanınmayan kartla ödenenler sarı görünür. Bu bir uyarı değildir ve fişi incelemeye düşürmez; yalnızca bakılacak yeri gösterir.
Aktarımı geri alabilirsiniz
Bir aktarımı iptal ettiğinizde fişleri serbest kalır, düzeltilip yeniden aktarılabilir. İptal edilen dosya silinmez; listede soluk ve etiketli durur, indirilebilir. Muhasebe programına daha önce yüklediğiniz kaydı ise programda ayrıca geri almanız gerekir.
Suistimal kontrolleri
Büro genelinde yan yana gelince görünen dört durum
Bu kontroller tek bir fişe değil, büronuzdaki bütün fişlere birlikte bakar. Bir fiş her kaydedildiğinde ve gece bir kez daha koşar; bulduğu şey dönem panelinde bir bulgu olarak listelenir.
Ardışık fiş numarası
Aynı yazarkasadan, aynı gün kesilmiş ve numaraları art arda gelen fişler bir seri olarak işaretlenir. Farklı plakalara kesilmiş akaryakıt fişleri seri sayılmaz; bu, filo alımının olağan görünümüdür.
Kapsam dışı: ÖKC seri no okunamayan ya da fiş numarası harf içeren fişler bu kontrole girmez.
Aynı mükellefte mükerrer fiş
Aynı mükellefte kasası, tarihi, dakikası ve tutarı birebir aynı iki fiş bulgu üretir. Yalnızca tarihi, tutarı ve VKN'si aynı olan fişler bulgu yazmaz, incelemeye düşer; ayrı fiş mi kopya mı, kararı siz verirsiniz.
Kapsam dışı: Yalnızca ÖKC, tarih, saat ve tutarın hepsi okunmuş fişlerde koşar. Daha zayıf benzerlikler uyarı yazmaz, fişi yalnızca incelemeye düşürür.
Mükellefler arası mükerrer fiş
Aynı fiş iki ayrı mükellefin döneminde bulunursa iki tarafa da ayrı bir bulgu yazılır. Karşı taraftaki mükellefin adını yalnızca o mükellefi görmeye yetkili kişi görür.
Kapsam dışı: Yalnızca ÖKC, tarih, saat ve tutarın hepsi okunmuş fişlerde koşar. Karşı mükellefin adı, yalnızca o mükellefe erişimi olan personele gösterilir.
Kart çeşitliliği
Bir mükellefin bir dönemdeki fişlerinde eşikten fazla farklı kart görülürse dönem için tek bir bulgu yazılır. Eşik mükellef kartından değiştirilebilir, kural isterseniz kapatılabilir.
Kapsam dışı: Kart son 4 hanesi okunamayan fişler sayıma girmez.
Bunlar engelleme değil uyarıdır. Hiçbir fişi reddetmez, hiçbir kaydı değiştirmez; yalnızca bakılması gereken yeri gösterir. Karar ve yasal sorumluluk müşavirindedir.
Ayrıntılı sorular
Kullanırken sorulanlar
Kaç kişi kullanabilir?
Bugün yazılımda bir kullanıcı sınırı yok. Personeli davet bağlantısıyla eklersiniz; bağlantı bir kez gösterilir ve kabul ekranı e-posta adresinin tamamını ister. Her personelin hangi mükellefleri göreceğini siz belirlersiniz.
Bulanık ya da soluk fişlerde ne oluyor?
Model okuyamadığı alanı "okunamadı" diye işaretler ve o alan size kırmızı ya da sarı görünür. Fişi silmeden yeniden okutabilir ya da değeri elle girebilirsiniz; elle girilen değer de aynı doğrulama kurallarından geçer.
Verilerimi dışarı alabilir miyim?
Her aktarım kendi Excel dosyasını üretir ve geçmiş aktarımlar iptal edilmiş olsalar bile listede durur. Fiş görsellerini istediğinizde açabilirsiniz; her açılışta beş dakika geçerli yeni bir bağlantı üretilir.
Henüz yapmadıklarımız
Bugün hiçbir muhasebe programı için hazır bir içe aktarma şablonu yok; çıktı Maknode'un kendi Excel dosyasıdır ve programınıza aktarmak için programın kendi içe aktarma biçimine uyarlamanız gerekebilir. Luca şablonu, programın örnek dosyası elimize ulaştığında yazılacak; bunun için bir tarih veremiyoruz. Banka ekstresi okuma, e-fatura eşleştirme ve çiftçi defterinin gider türleri de kapsam dışıdır.
Ayrıntıyı en iyi kendi fişleriniz gösterir.
Bir mükellef açıp tek bir dönemin fişlerini yükleyin; hangi fişin neden işaretlendiğini ilk dönemde görürsünüz.